Au programme : Comment classer ses dossiers/fichiers et documents sur son ordinateur ? En effet il s’agit d’un sujet de plus en plus important. Alors que la digitalisation se développe à une vitesse fulgurante, nos méthodes d’organisation “standard” n’évoluent pas forcément. En effet il est bien de savoir classer un dossier papier et de le retrouver facilement. Mais de nos jours, la dématérialisation est si importante, qu’il est nécessaire de savoir s’organiser sur les outils digitaux disponibles.
La productivité est un ensemble de compétence réunies. En effet, il faut être organisé, efficace, performant. Mais pas que! En effet, il faut aussi gérer son temps, être motivé… Bref! Vous l’aurez compris, il ne s’agit pas seulement d’un claquement de doigt pour être productif et tout rasé sur votre chemin. Alors, si vous désirez être productif mais à la fois profiter des nouvelles technologies pour gagner du temps. Alors il faudra apprendre à s’organiser, à classer et à trier.
Au programme :
Aujourd’hui, comme vous avez pu le voir dans l’article. Nous verrons : Comment classer ses dossiers/fichiers et documents sur son ordinateur ? Pour cela, nous verrons dans un premier temps Ce que ça veut dire classer d’un point de vue digital, mais aussi à quoi ça sert et à qui ça s’adresse. Dans un deuxième temps, nous verrons quelle est la stratégie à adopter pour bien classer et trier sur les supports digitaux.
- Compréhension
- Stratégie
- Conclusion
1) Compréhension du classement de documents ou fichiers
Alors comme je le dis toujours. Il est important d’analyser la situation. En effet à quoi bon appliquer une ou des méthodes, si on ne possède aucune connaissance sur le sujet, aucune compréhension sur ce qu’on met en place ? Avant de chercher à agir, il faut comprendre. C’est comme les mathématiques, personnellement je n’ai jamais su appliquer tant que je ne comprenais pas! Alors c’est pareil pour vous! Il faut d’abord comprendre puis agir.
Ça veut dire quoi Classer ?
Alors, ça peut paraître inutile pour certaines personnes de rappeler ce que c’est de classer ses dossiers, fichiers et documents. Mais il est important de vous imposer une définition concrète, généraliste et valable pour tous. En 2019, la digitalisation fait rage. Tant mieux, en effet ces outils sont parfaits pour nous simplifier la vie au quotidien. Ils sont utiles lorsqu’ils sont bien gérés! En effet, avoir un bureau (ordinateur) où n’importe quel fichier se balade ou pire se trouve dans un dossier qui ne lui correspond pas est un véritable problème. Quoi de pire que de devoir présenter un fichier en réunion et ne pas le retrouver.
Alors Classer, c’est trouver une méthode, une technique pour pouvoir dans un premier trier ce qui est utile et ce qui ne l’est pas. C’est aussi ranger, par date, par catégorie, par activité, par projet… Classer c’est faire en sorte que chaque chose est une place et que chaque place a une chose.
À quoi ça sert de classer ?
Maintenant que vous savez ce que c’est de classer, il est important de savoir à quoi ça sert ? Alors comme je vous l’ai dit plus tôt dans l’article, quoi de pire que de se retrouver en réunion et ne pas retrouver son fichier ? Non seulement vous vous sentirez mal mais en plus de ça, votre crédibilité professionnelle va être abattue.
Un conseil que vous retrouverez souvent dans le milieu de la productivité, c’est d’apprendre à s’organiser, à savoir se retrouver dans ses affaires. Mais pas seulement vous! En effet, un autre intérêt de classer ses dossiers et fichiers, c’est de pouvoir laisser accès à un autre collaborateur sans qu’il ne perde de temps. Les autres doivent pouvoir passer derrière vous et s’y retrouver.
En soi, classer, c’est être un professionnel averti, consciencieux et performant. C’est aussi avoir une vision large. Se dire que d’autres peuvent passer derrière vous. Apprendre à s’organiser c’est aussi gagner du temps. En effet, moins vous chercherez quelque chose, plus vous serez actif.
Qui doit classer ses fichiers et dossiers ?
Je vais en parler! En effet ça paraît totalement fou de ce poser cette question n’est-ce pas ? Et pourtant je l’entends toujours à droite et à gauche. TOUT le monde doit apprendre à s’organiser. Peu importe que ce soit pour le travail ou la vie perso, on a tous besoins de gagner du temps pour s’en libérer par la suite. Chacune et chacun d’entre vous doit dès demain classer et trier son ordinateur que ce soit pour des projets perso ou pro!
2) Stratégie de classement:
Un bon système de classement, efficace et performant se divise en 3 idées principales. Il faut que ce soit facile à ranger, facile à trouver mais aussi réutilisable.
Limiter la création de dossiers :
En effet éviter de créer inutilement des dossiers. Utilisez uniquement de dont vous avez besoin. En avoir trop n’est pas forcément un avantage, je dirais même qu’il s’agit d’un inconvénient. En effet il sera alors plus facile de s’y perdre, et ne pas comprendre son organisation.
Nommer les dossiers et fichiers de façon logique et réfléchie :
En effet si vous voulez facilement retrouver un dossier ou un fichier, il faudra correctement les nommer. Car lorsque vous serez débordé par des centaines de factures, ou de fichiers en tout genre, il sera préférable, de taper dans une recherche.
- Classer par dates : cela reste une source sur, vous êtes certains de pouvoir facilement remonter dans le temps.
- Classer par type : que ce soit pour des factures, des devis, des cv, bref, classez par groupes, pour mieux vous y retrouver.
Organisez vos documents
En effet, il va falloir encore plus apprendre à différencier les travail de la maison. Il y aura un dossier pour le pro et un dossier pour le perso. Dans chaque dossier vous aurez uniquement ce qui vous sera utile à l’instant T. Cela vous obligera d’une part à ne pas être tout le temps la tête au travail mais aussi à ne pas mélanger le privé et le travail.
Les documents personnels :
Comment classer ses dossiers/fichiers et documents sur son ordinateur ? Passons maintenant en effet à l’aspect plus pratique de la choses.Une fois que vous avez compris qu’il est important de diviser le pro du perso pour votre bien être et votre organisation. Il ne reste alors plus qu’à agir. Peu importe la façon dont vous classez. Encore une fois je le répète, la seule bonne méthode est celle qui vous correspond. Voici un exemple généraliste de liste de dossiers type :
- Personnel/Santé
- Personnel/Maison
- Personnel/Finances
- Personnel/Social
- Personnel/Voyages
- Personnel/Famille
Dans chaque dossier, vous pourrez créer des sous dossiers pour mieux vous organiser, et mieux vous y retrouver. Par exemple :
- Personnel Famille (dossier principal)
– Photo ( sous-dossiers)
– Scolaire
– Loisirs
– Etc…
Les documents professionnels
Si vous êtes dans une grande entreprise, inutile de vous dire que votre organisation sera déjà géré de main de maître. Dans le cadre d’une entreprise plus petite, il sera intéressant pour vous de mettre en place votre propre technique d’organisation. Du style :
- Projet A
– Projet A: Brainstorming
– Projet A: Planning
– Projet A: Marketing - Projet B
– Projet B: Brainstorming
– Projet B: Planning
– Projet B: Marketing - Etc
3) Conclusion
Alors maintenant que vous avez compris dans les grandes lignes Comment classer ses dossiers/fichiers et documents sur son ordinateur ? je vous invite encore une fois à passer à l’action. Il ne s’agit là que d’un début, en effet je vous propose le plus possible de contenu gratuit. Mais je vous invite toujours à regarder les formations proposées, car en effet, vous y trouverez plus de contenu, plus de conseils et en illimité.